Pengenalan Software basis data

MEMBUAT FILE DATABASE
Standar kompetensi:
1. Meidentifikasi prinsip dasar database
2. Membuat dokumenmenggunakan Microsoft Access
3. Membuat karya menggunakan program pembuat database

Pengertian database
Database merupakan kumpulan data yang tersusun dalam table yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Adapun table merupakan kumpulan beberapa record dan field.

Field merupakan atribut yang dimiliki oleh suatu table
Record adalah isian data yang dimiliki oleh table.

Sebagai contoh : misalnya kamu ingin membuat sebuah basis data atau database, untuk menyimpan Nilai Nilai siswa sebuah sekolah SMK .
Database untuk keperluan ini kamu beri nama : Data Akademik
Maka Field2 yang diperlukan adalah : No.Induk Siswa , Nama Siswa, Program pilihan, Nilai PPKn, Nilai Bhs.Indonesia, Nilai matematika,Nilai Bhs Inggris , dan Keterangan.

Contoh :

Field
No.Induk
Siswa
Nama
Program
Pilihan
PPKn
B.Indo
MTK
B.Inggris
Ket.


PENGENALAN
MICROSOFT ACCESS

� Ms. Access adalah Sofware yang digunakan untuk mengolah data

secara terpusat dan terintegrasi
� Sofware aplikasi basis data yang banyak digunakan sat ini adalah

Ms.Acess
� Microsoft access termasuk paket Microsoft office.
� Aplikasi ini mudah digunakan dan banyak digunakan di Kantor

Kantor

Langkah memulai Ms/.Acces

� KLIK START , PROGRAM , MS. ACCESS
� SETELAH PROGRAM MS .ACCESS TERBUKA :
� KLIK A NEW FILE
� KLIK BLANK DATABASE
� TULIS NAMA FILE
� KLIK MENU CREATE


Merancang database

Untuk membuat database perlu lebih dahulu membuat rancangan struktur database yang terdiri dari :

Field Name : yaitu nama nama field seperti: No. Nama , alamat, tempat lahir, tgl lahir dsb.
Data Type : yaitu jenis tipe data yang akan diinput nantinya , seperti : Text , number, date time dsb
Description : Keterangan , dan ini boleh diisi boleh tidak.

Tipe data dalam access

� Text : merupakan tipe data yang sering digunakan. Panjang maksimum

255 k
� Memo (mirip dengan text) mampu menampung nilai sampai 65.535

karakter
� Number : hanya digunakan untuk menyimpan data numeric.
� Date/time : digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam.
� Currency (mata uang)
� AutoNumber (angka urut yang muncul secara otomatis
angka acak)
� Yes/No

jawaban pasti)
� Ole Object (membuat
eksternal object)
� Hyperlink (gabungan dari teks
dan bilangan)
� Lookup Wizard : untuk memilih sebuah nilai dari table lain atau list box

Komponen pokok database

1. Table : Digunakan membuat struktur data
dan memasukkan data.
2. Query : Utk mencari data tertentu yang telah dimasukan

ke table.
3.Form : Utk merancang tampilan entry data

4. Report : Membuat laporan utk dicetak di
printer.
5. Macro : membuat perintah secara otomatis
6. Module : bekerja dengan visual basic

Membuat database
Misalnya : kita akan membuat sebuah file database mengenai Nilai Siswa yang diberi nama : Data Akademik
Caranya sbb:
� Aktifkan Microsoft Access
� Klik Blank database
� Tulis Nama File , misalnya : nama anda sendiri,
klik CREATE
� Muncul jendela Ms.Acess yang terdiri dari
Table
query
form
report

1. Klik menu table
2. Klik design
3. tampil jendela seperti dibawah ini
4. Isi selengkapnya

Field name : pada baris pertama diisi : No.Siswa
Baris kedua : diisi : Nama
Baris ketiga diisi: Prog. Pilihan
Baris keempat diisi : Nilai PPKn
Baris kelima : Bhs.Indonesia
Baris keenam : Matematika
Baris ketujuh : Bhs.Inggris
Baris kedelapan : Keterangan

Type data : diisi dengan :
Baris pertama : text , pada field size ganti angka 50 dengan 10
Baris kedua : text , pada field size diisi : 15 (15 menunjukkan jumlah karakter pada nama seseorang.
Baris ketiga: text : diisi angka 12
Baris keempat : number
Baris kelima : number
Baris keenam : number
Baris ketujuh : number
Baris kedelapan : text
Langkah berikutnya :

Klik Close ( tand X pada sudut kana atas )
Muncul pertanyaan : there is no primary key define . do you want to creat aprimary key now ?
Pilih : yes
Tulis Nama Tabel : misalnya : Data Akademik
Lalu save.

Menggunakan FormWizard
Form digunakan untuk merancang tampilan entry data. Microsoft access sudah menyediakan bentuk bentuk form pengisian , tinggal lagi memilih mana yang diingini.

Untuk membuat form :
� Kilik menu : form
pilih new
klik form wizard.
pilih nama table yang telah dibuat . yaitu : Tabel data akademik
klik OK

� Muncul tampilan sbb :

















� Pindahkan nama nama field yang ada di sebelah kiri ke kota selected field dengan cara klik tanda >>
� Klik Next
Muncul tampilan sbb:













� Klik next lalu pilih salah satu style yang tersedia
� Klik finish
� Langkah berikutnya adalah mengisi record data


Select Query
Membuat Select Query
1. Dari jendela database klik tab Queries
2. Klik New � Design View
Definisi
� Query adalah permintaan akan
kumpulan data tertentu
� misal : Daftar orang yang membeli
produk X pada bulan Januari 2005
Select Query
� Fungsi :
Mendapatkan data dari satu atau
beberapa tabel dan menampilkan hasilnya
dalam sebuah datasheet, di mana recordrecord
tersebut dapat diperbaharui dengan
beberapa pembatasan.
Select Query dapat juga digunakan untuk
mengelompokan record-record.
Select Query
� Membuat Select Query
1. Dari jendela database klik tab Queries
2. Klik New � Design View
Memfilter dengan Query
1. Buka query dalam tampilan desain
2. Isikan kriteria pada baris Criteria di field
yang akan dibuat sebagai filter
misal : Isi JAKARTA pada field Kota
pada baris Criteria
Menghapus Field dari Query
1. Klik field selector dari kolom field yang
ingin dihapus, lalu klik tombol DEL
2. Simpan perubahan pada rancangan
Query
3. Klik tombol Datasheet View untuk
melihat hasilnya
Parameter Query
Definisi :
Query yang jika dijalankan menampilkan
sebuah kotak dialog yang meminta
pemakai memasukan suatu informasi,
seperti kriteria untuk memperoleh
sejumlah record atau suatu nilai yang ingin
disisipkan dalam sebuah field
Parameter Query
1. Buka query dalam tampilan desain
2. Isi kisi-kisi query
3. Pilih Parameter dari menu Query
4. Ketik parameter pada kolom Parameter
dan tipe data pada kolom Data Type
5. Tutup tampilan desain, simpan desain
Parameter Query
Menjalankan Parameter Query :
1. Buka query tersebut, masukan
parameter value pda kotak dialog yang
muncul
2. Klik OK atau ENTER
Action Query
Definisi :
Query yang melakukan sesuatu terhadap
record dalam satu atau beberapa tabel hanya
dalam satu operasi
Jenis Action Query :
1. Make table query
2. Delete
3. Append
4. Update
Make Table Query
Untuk membuat tabel baru dari seluruh atau
sebagian data dalam satu atau beberapa
tabel.
1. Buka query dalam tampilan desain, dari
menu Query � Make-Table Query
2. Ketikan nama tabel yang akan dibuat
pada field Table Name
3. Klik OK
Delete Query
Untuk menghapus sekelompok record
dari satu atau beberapa tabel.
1. Buka quey dalam tampilan desain, dari
menu Queri � Delete Query
2. Ketik kriteria pada baris Criteria
3. Klik OK
Append Query
Menambah sekelompok record dari satu
atau beberapa tabel ke bagain akhir dari
satu atau beberapa tabel lainnya.
1. Buka query dalam tampilan desain, dari
menu Query � Append Query
2. Masukan nama tabel pada Table Name
3. Klik OK
Update Query
Mengubah sejunlah record dalam satu
atau beberapa tabel.
1. Buka query dalam tampilan desain, dari
menu Query � Update Query
2. Masukan pada baris Update To dan
Criteria
3. Klik OK
Field Hitungan
Dengan query dapat dilakukan
perhitungan yang melibatkan bilangan,
tanggal dan teks pada tiap record
dengan menggunakan data dari satu
atau beberapa field
Field Hitungan
1. Dari jendela Queries, klik New � Design
View
2. Misal : tambahkan berikut
field Diskon:[Nilai]*5/100
field Jumlah:[Nilai]-[Diskon]
3. Klik tombol Properties pada field tersebut
4. Klik OK
Report
� Digunakan untuk menampilkan data
dilayar monitor dan mencetak data ke
printer.
� Terdapat 2 cara, AutoReport dan
ReportWizard
� Cara pembuatan report hampir sama
dengan membuat form
Membuat AutoReport
� Dalam jendela database, menu object, pilih reports
� Klik new, muncul kotak dialig new report
� Pilih autoreport : Columnar atau ReportReport : Tabular
� Pilih sesuai dengan yang kita inginkan
� Klik OK
� Autoreport yang kita buat akan muncul
Membuat ReportWizard
� Merupakan cara ideal membuat report baru.
� Kita bisa memilih field mana yang kita akan sertakan
� Klik reports dibawah object
� Klik new
� Klik reportWizard
� Klik OK
Melihat Report
� Access menyediakan sejumlah perangkat untuk
melihat report.
� Zoom, tombil toggle untuk memperbesar atau
memperkecil tampilan.
� One Page, klik untuk melihat satu halaman
report
� Two Pages, melihat 2 halaman
� Multiple Pages, menampilkan beberapa
halaman
� Close, menutup report

Aplikasi berbasis data atau database

Software basis data merupakan Software pengolah data yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah data sehingga data dapat tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh user.
Kumpulan data tersebut saling terkait antara satu dengan lainnya , dan inilah yang disebut dengan basis data atau database.
Misalnya di sebuah sekolah terdapat data siswa yang terdiri dari : nama siswa, nomor induk siswa,nilai matematika ,nilai komputer dan lain lain. Selain itu terdapat pula data pribadi siswa yang terdiri dari : nama siswa,alamat rumah,nomor telephone ,nama orang tua dan sebagainya.
Antara satu tabel dengan tabel lainnya saling terkait ,dan semua data tersebut dihubungkan dengan nomor siswa misalnya.

Salah satu software basis data yang sering dipakai adalah : Microsoft Access.

Microsoft access merupakan salah satu program aplikasi basis data ( database) yang lengkap dan canggih.

Kemudahan dalam menggunakan,merancang,membuat dan mengolah database membuat microsoft access menjadi pilihan banyak orang.

Database adalah kumpulan informasi atau data yang terorganisasi dan tersusun sedemikian rupa, sehingga dapat menghasilkan informasi yang dapat diperoleh dengan cepat dan tepat.

Meaktifkan Microsoft Access

Cara mengaktifkan Microsoft Acess pada dasarnya sama dengan program program aplikasi lainnya seperti : Microsoft Word, Microsoft Excel, dll. yaitu dimulai dengan mengklik tombol:

Start , All Program , Microsoft Office, Microsoft Access

Untuk menutup aplikasi : klik File, Exit.

Pembuatan database .

Database (basis data) adalah : Kumpulan data yang tersusun dalam tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatua yang saling berhubungan.

Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan Field.

Field merupakan attribut yang dimiliki.

Misalnya kita ingin membuat sebuah basis data untuk menyimpan nilai nilai siswa disebuah sekolah. maka field yang digunakan adalah : No.Induk Siswa - Nama - program pilihan -Nilai PPKn ,Bhs Indonesia,matematka,